POURQUOI

DEMATERIALISER

VOS ARCHIVES ?

Récupération des archives papier ou dépôt en nos locaux

Identification de chaque dossier ou classeur par un système de barcodes

Scanning des archives selon les demandes du client ( format, noms des fichiers, résolution, OCR etc… Eventuellement, conservation sur nos serveurs sécurisés

Restitution ou destruction des archives contre remise d’une attestation de destruction

Aujourd’hui, pratiquement tout le monde possède chez lui un scanner de base lui permettant de scanner lui-même ses propres archives.
Toutefois, lorsqu’il s’agit d’archives d’entreprises, le volume de documents à scanner n’est plus du tout le même. Vous souhaitez faire scanner les archives papier de votre société ? Alors adressez-nous directement votre demande. Nous vous remettrons un devis, correspondant à vos besoins précis. Ce devis vous convient ? Nous entamerons alors la démarche de dématérialisation de vos archives papier, dont voici les différentes étapes :

1. Nous pouvons venir récupérer vos archives papier directement dans votre entreprise ou votre lieu de stockage. Vous pouvez également nous les apporter si vous le souhaitez.

2. Nous identifions chaque dossier ou classeur par un système de barcodes, afin d’assurer leur traçabilité durant tout le processus de dématérialisation.

3. Nous scannons toutes vos archives, selon vos consignes et spécifications. Vous pourrez en effet choisir plusieurs options de scanning : pdf noir et blanc ou pdf couleur, dénomination précise… Nous nous adapterons à vos besoins.

4. Une fois le scanning terminé, nous vous remettrons vos archives numériques sous forme de fichiers pdf numérisés.

5. Si vous le souhaitez, nous pouvons conserver une copie de vos archives numériques sur les serveurs sécurisés de notre société.

6. Nous vous ramènerons ensuite vos archives papier directement dans vos locaux. Nous pouvons également nous charger de la destruction de ces archives papier, si vous ne souhaitez pas les récupérer.

Nos tarifs sont dégressifs selon :

– les volumes de documents que vous avez à archiver

– le travail à réaliser sur vos archives pour pouvoir les scanner (si les dossiers sont rangés correctement ou à reclasser, s’il y a des feuilles agrafées ou non, s’il y a seulement du recto ou du recto verso, si tous les documents ont le même format ou non…)

– les actions à effectuer pour réaliser votre archivage (récupération des documents directement dans votre entreprise, conservation des archives papier ou destruction, indexation des fichiers souhaitée…)

Ne perdez pas votre temps dans une tâche aussi fastidieuse que la dématérialisation de vos archives papier, confiez cette mission à des professionnels. Notre société possède du matériel performant. Nos scanners de production, de la marque Canon, nous offre une capacité de scan d’environ 25 000 pages par jour. Ces machines peuvent scanner plusieurs formats de documents, qu’ils soient en recto ou en recto-verso ; en noir et blanc ou en couleur. Elles redressent automatiques les pages en mode portrait. Elles détectent également les pages blanches.

Les documents scannés sont nommés de plusieurs manières, selon vos indications (nom + date et heure + compteur). Nous pouvons également, si vous le souhaitez, nous charger de l’indexation de vos archives numérisées. Ainsi, vous gagnerez un temps précieux lors de vos recherches documentaires de documents archivés, en les retrouvant beaucoup plus rapidement grâce à une indexation précise et méthodique que nous définirons avec vous.